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无人库房!新会区委组织部档案室迈入智能时代

     时间: 2020-06-09 10:35:00               文档来源:中共新会区委组织部

6月5日,新会区委组织部智能档案室正式启用,江门市委组织部常务副部长、二级巡视员陈霞,新会区委常委、组织部长宋岩等参加启动仪式。智能档案室正式投入运行,标志着新会区委组织部在信息化进程中迈进了坚实一步。

智能化档案库房建设是组织系统信息化建设的重要组成部分,是推进干部人事档案科学规范管理的重要手段。近年来,新会区委组织部高度重视、全力推动智能化档案库房建设,在上级组织部门的大力指导、支持和有关单位的积极配合下,坚持有序推进档案库房的升级改造。

在此之前,新会区委组织部的档案使用铁皮柜存放,存取要依靠纸质名单逐个柜检索,效率低、易出错,甚至出现档案放错柜的情况,严重制约档案管理效能。为彻底解决这一问题,新会区委组织部高度重视,部内各方资源大力倾斜,经过现场调研、规划设计、公开招标、进场施工、运行测试等多个环节,历时7个多月,顺利完成档案库房的基础设施设备建设及档案入库工作。

▲四室分离,各司其用

新建的智能档案室宽敞整洁、设施完备,分为办公区、阅档室、整理室及档案库房四室,将物联网技术、信息技术、工控技术进行整合,依托RFID电子标签、计算机网络结构建成可视化智能干部人事档案库房管理平台,实现档案的自动存取、盘点、温湿度监控、浸水警报等,大大提升了档案管理效率和安全指数。

▲办公区用于工作人员处理日常业务

▲整理室可以进行数字化扫描及档案整理工作

▲档案库房以“货架”方式存放区管干部人事档案

呈现三大特点和优势:

一是档案快捷存取

依托电子芯片设备,实现档案精准定位识别,自动存取,最多一次可对六本档案进行操作。

二是档案快速盘库

以往档案盘库至少需要半天甚至更长时间,新设备投入运行后,盘库操作仅需八分钟,即使停电,也可凭存档编号记录快速找到档案所在位置。

三是安全系数提升

档案库房设有多道防盗门,摄像监控360度无死角,并装有入侵和浸水警报设备,一旦出现未经授权人员进入或极端天气有雨水漫进,系统会在第一时间发送警报至工作人员手机,提醒及时处理。

▲存取档案窗口

▲机械臂定位抓取档案实现无人操作

目前,档案数字化工作已同步开启,待完成后,将真正实现纸质档案和数字档案的一体化管理,进一步提升干部人事档案规范化、智慧化水平。